Внедрение Битрикс24 в Саратове: одна система и восемь разных рабочих мест
В этой статье
- Менеджер по продажам: минус писанина, плюс обязательные поля
- Руководитель отдела: утро начинается с экрана, а не с устного доклада
- Собственник: три цифры, ради которых он заходит в систему
- Технолог и цех: почему запрос идёт задачей, а не письмом
- Снабжение: срок поставки материала – поле, а не обещание
- Бухгалтерия и документы: откуда берутся счёт, договор и акт
- Новый сотрудник: неделя вместо полутора месяцев
- Тот, кто уходит: что остаётся компании
- Стыки между ролями – место, где теряется срок
- С чего начать, если ролей много, а бюджет один
Заказывает портал обычно один человек, а жить в нём приходится всем. Поэтому вопрос «сколько стоит внедрение» вторичен по сравнению с другим: чьё рабочее место меняется первым и что этот человек получает взамен времени, потраченного на заполнение карточек. Если внятный ответ есть только для отдела продаж, через полтора месяца система превращается в дубль старой таблицы: продавцы что-то заполняют, остальные не заходят, а директор по-прежнему собирает цифры голосом на планёрке.
Дальше – взгляд на внедрение с восьми рабочих мест сразу, и для каждого сказано, что реально изменится ко второй неделе, когда пройдёт эффект новизны. Примеры взяты из компаний, которых в Саратове много: позаказное производство, закупка зерна и масличных у хозяйств, проектные и инжиниринговые бюро, учебные центры.
Менеджер по продажам: минус писанина, плюс обязательные поля
С менеджера уходит ручной труд, который он даже не считал работой: набрать номер с бумажки, вставить реквизиты в шаблон договора, записать себе в блокнот «перезвонить в четверг». Номер набирается из карточки, документ собирается из данных сделки, напоминание ставит робот. Взамен появляется ровно одна новая обязанность: пока ключевые поля пусты, сделка не уезжает на следующий этап.
Набор этих полей у каждой отрасли свой, и придумывается он не консультантом, а самой компанией. У зернотрейдера Саратова в карточке партии стоят культура, класс, влажность, сорная примесь, базис поставки и цена, которая живёт несколько дней и переписывается вместе с рынком. У позаказного производства вместо позиции прайса лежит чертёж или техническое задание. У учебного центра – поток, дата старта и форма оплаты. Возражение «я и так всё помню» снимается на второй неделе, когда менеджер уходит на больничный и его сделки впервые подхватывает коллега.
Руководитель отдела: утро начинается с экрана, а не с устного доклада
Руководителю перестают докладывать словами. Утренний обзор он собирает сам и видит не настроение подчинённых, а состояние сделок:
- сделки без единой запланированной задачи – это и есть забытые клиенты;
- сделки, которые стоят на одном этапе дольше нормального для отрасли срока;
- просроченные задачи с фамилией и датой, а не «в работе»;
- конверсия перехода между этапами: где именно осыпается воронка;
- причины отказа списком, а не пересказом.
Разговор после этого меняется по содержанию. Вместо «как дела с заводом» звучит «расчёт по заводу висит шестой день, что мешает». В проектном бюро тот же экран показывает замечания экспертизы: у каждого есть ответственный и дата снятия, и видно, что три замечания четвёртый день лежат у конструктора, пока договор считается идущим по графику.
Собственник: три цифры, ради которых он заходит в систему
Собственник не будет вести сделки, и заставлять его бесполезно. Ему нужны три вещи, ради которых он откроет портал раз в неделю:
- деньги, которые сейчас в работе, разложенные по этапам и по ожидаемым датам оплаты;
- во что обходится обращение по каждому источнику, причём считать надо не заявки, а дошедшие до денег сделки;
- рентабельность конкретного договора: в инжиниринге это учтённые трудозатраты против сметы, в позаказном цехе – фактическая себестоимость партии против цены, которую назвали клиенту три месяца назад.
Именно за третьей цифрой чаще всего и приходят, потому что до внедрения её узнают постфактум, когда договор уже закрыт. Что ещё имеет смысл считать в первый год, разобрано в разделе автоматизация бизнеса.
Технолог и цех: почему запрос идёт задачей, а не письмом
Запрос с чертежом попадает к технологу не пересылкой почты, а задачей с датой. Технолог оценивает трудоёмкость, оснастку и материал прямо в сделке, и его оценка остаётся там навсегда – вместе с ней остаётся и минимальная партия, ниже которой заказ невыгоден. Почта этого не умеет: письмо читает тот, кто первым открыл ящик, а через месяц никто не найдёт, кто и какую трудоёмкость называл.
Отчёт по загрузке участков нужен не производству, а продажам: он показывает, какой срок можно честно пообещать новому клиенту, а какой будет сорван ещё до подписания. После запуска в цех сделка делится надвое: коммерческая доводит до аванса и отгрузки, производственная ведёт заказ по операциям.
Снабжение: срок поставки материала – поле, а не обещание
Снабженец обычно держит сроки в голове и в переписке с поставщиками – хоть с теми, кто везёт в Саратов за день, хоть с заводом за Уралом. В системе срок становится полем, у которого есть дата и автор. Из этого следует неприятная, но полезная вещь: когда заказ срывается, видно, на чьей стороне потерялись дни – поставщик подвёл, заявку оформили с опозданием или расчёт цены шёл неделю.
У агротрейдинга роль снабжения играет закупка у хозяйств Саратовской области. Здесь работает другая логика: контакт с хозяйством поднимается роботом заранее, за пару месяцев до уборки, потому что в разгар сезона договариваться уже поздно. История прошлых сезонов лежит в карточке хозяйства: что брали, по какой цене, чем закончилось и сколько машин ушло от него на элеваторы под Саратовом.
Бухгалтерия и документы: откуда берутся счёт, договор и акт
Бухгалтерия получает документы, собранные из полей сделки, а не набранные заново. Шаблон один раз согласуется, дальше реквизиты, суммы и предмет договора подставляются автоматически, а номер не дублируется. Заметная часть выручки в Саратовской области идёт через закупочные процедуры, и там документы важнее переговоров: подача, обеспечение, подписание, исполнение по графику – каждая дата становится задачей с фамилией. Практика показывает, что теряют такие сделки не на цене, а на сроках сборки комплекта.
Отдельный случай – рассрочка в учебных центрах. Платежи ведутся датами внутри сделки, просрочка сама поднимает задачу, и доля дошедших до оплаты от записавшихся на консультацию наконец становится измеримой цифрой, а не ощущением администратора.
Новый сотрудник: неделя вместо полутора месяцев
Вуз и техникумы дают Саратову постоянный приток молодых сотрудников, и вопрос «сколько он входит в работу» здесь стоит острее, чем в городах с застывшим рынком труда. Новичок садится не к пустому столу: перед ним история переписки с клиентом, регламент этапов на одну страницу, база знаний с шаблонами ответов и записи разговоров опытных коллег. Учиться он начинает на реальных сделках компании, а не на пересказе интерфейса.
Портал с задачами, проектами, базой знаний и согласованиями обходится от 70 000 ₽ и настраивается за две недели – и окупается он обычно не продажами, а тем, что наставник перестаёт тратить по два часа в день на объяснение одного и того же.
Тот, кто уходит: что остаётся компании
Увольнение – главный тест системы. Если переписка с клиентами велась с личного телефона сотрудника, вместе с ним уходит половина базы, и доказать что-либо невозможно. Когда каналы заведены на компанию, у уволившегося забирают доступ, сделки передают одной операцией, а новый ответственный видит всю историю: договорённости, цены, обещанные сроки, контакты снабженцев хозяйств и заводов. Для агротрейдинга и позаказного производства, где отношения строятся годами, это дороже любой аналитики.
Стыки между ролями – место, где теряется срок
В Саратове много компаний со взрослой структурой: есть технолог, снабженец, экономист, руководитель проектов. Каждый по отдельности работает нормально, а срок теряется на передаче: расчёт ушёл технологу и завис, экономист не знал, что материал подорожал, менеджер две недели отвечал клиенту «уточняем». Автоматизировать в такой компании нужно не отдел, а переходы между отделами.
Мы в РОСТСАЙТ занимаемся этим с 2011 года и ведём проекты в 79 городах России. Сайт, реклама и портал у нас делаются одной командой, поэтому заявка с сайта приходит в воронку напрямую и с меткой источника – как устроена эта часть, видно в разделе создание сайтов. Смета фиксируется договором до старта, состав работ и цены собраны на странице цены.
С чего начать, если ролей много, а бюджет один
Начинать имеет смысл с роли, которая тормозит остальных. Обычно это не продажи, а тот, через кого проходит расчёт: технолог, экономист, руководитель проекта. Первым шагом ставится экспресс-запуск за 5 рабочих дней, от 60 000 ₽: базовая воронка, карточки под ваши поля, права доступа и обучение команды. За неделю компания понимает, какие поля лишние, а каких не хватает, и уже на этом опыте достраивает остальное – роботов, интеграции, отчёты. Обратный порядок, когда сначала рисуют идеальную схему на всю компанию, почти всегда заканчивается переделкой.
Опишите нам вашу цепочку от запроса до подписанного акта: кто считает, кто согласовывает, где чаще всего застревает. Звоните +7 (901) 417-22-12 – разберём процесс по ролям, покажем, у кого что появится на экране, и назовём срок с фиксированной ценой ещё до начала работ.
